Digitalizálják a szerződéseket a tatabányai városházán

A szerződések központosított, szervezetenként elkülönített nyilvántartását hozta létre a tatabányai önkormányzat. A korábban használt különféle adatbázisokból, füzetekben jegyzetként fellelhető adatokból emelték át az elektronikusan elérhető szerződéseket és azok információit. Minden lényeges adat és a szövege alapján is kereshető, szűrhető az új nyilvántartás – így a szerződésekhez tartozó adatállományok például helyszínrajzok, fotók, önkormányzati határozatok, térképek. A most már éles üzemben működő rendszerbe visszamenőleg is bekerülnek a csak papír alapon meglévő szerződések, melyeket digitalizálnak a hivatal munkatársai. Hatvanezernél is több szerződés, egyenként tizenegy adatát kell rögzíteni, a digitálisan rendelkezésre állókét javítani, pótolni. A CRAFT rendszerben a felhasználóknak egyedileg állították be a jogosultságokat, így szabályozható, hogy ki, mely szerződésekhez fér hozzá munkavégzése során.

Az új nyilvántartással dolgozók – a tesztüzem során szerzett tapasztalatai szerint – esztétikus, könnyen kezelhető, átlátható felületen végezhetik a munkát. Fontos előny a szerződésekhez kötött feljegyzések, mellékletek megjelenítése, könnyű kezelhetősége, a partnercégek szerinti szerződés-csoportosítás, illetve az is, hogy minden szerződés kapcsán egy kattintással elérhetőek azok módosításai is. A tatabányai önkormányzat és polgármesteri hivatal ezzel a fejlesztéssel eddig 17 ezernél is több szerződés digitalizálását végezte el, átláthatóvá, kereshetővé, egységessé téve a nyilvántartást. Időrendben visszafelé halad a feldolgozás annak érdekében, hogy minél hamarabb a napi használatban is elérhető legyen a folyamatosan bővülő nyilvántartás.